Aprire un negozio online e investire sul commercio elettronico è un’idea di business potenzialmente remunerativa e vincente, a patto che ogni aspetto sia curato alla perfezione. Prima di passare alla vendita online vera e propria, infatti, è fondamentale che ti assicuri di avere un ecommerce a norma per evitare provvedimenti delle autorità e offrire ai consumatori tutte le tutele previste dalla normativa.
Il possesso di documenti legali ecommerce completi, validi e ben fatti è un vero e proprio valore aggiunto nella vendita online, e non solo perché ti mette al riparo da eventuali sanzioni da parte delle autorità. Le persone stanno diventando sempre più attente quando comprano online e si sentono rassicurate quando fanno acquisti in un ambiente protetto.
Prima di cliccare sul tasto acquista, hanno bisogno di avere una serie di risposte che solo la documentazione legale può dare:
Come verranno trattati i miei dati personali?
Quali sono le condizioni di reso e recesso?
Chi è il proprietario del sito?
A chi posso rivolgermi per eventuali problemi di conformità del prodotto?
Queste sono solo alcune delle informazioni che si trovano nella documentazione ecommerce, ma ce ne sono molte altre. Molte delle quali sono obbligatorie per legge.
Per avere una panoramica completa dei documenti legali necessari per aprire un ecommerce continua a leggere l’articolo. Se stai aprendo uno shop online o vuoi vendere su un marketplace come Amazon o Etsy e hai bisogno dei documenti legali ecommerce, contattaci subito. Gli avvocati di Ecommerce Legale faranno immediatamente un check-up della tua attività e ti aiuteranno ad avere immediatamente un sito ecommerce legale.
Indice
Quali sono i documenti legali indispensabili per vendere online
La normativa ecommerce tocca diversi ambiti, che vanno dalla vendita alla tutela della privacy. Nella vendita online, infatti, si trattano i dati personali delle persone, c’è una transazione tra venditore e acquirente, le persone accedono al sito internet e utilizzano i servizi che offre. Di conseguenza, i documenti legali necessari per un sito ecommerce fanno capo a tre diverse categorie:
- uso del sito;
- trattamento dei dati personali;
- contratti di vendita.
Ma quali sono i documenti legali indispensabili per un ecommerce?
Per vendere online in maniera legale il tuo ecommerce deve avere:
- Termini d’uso;
- Condizioni generali di vendita;
- Privacy policy;
- Cookie Policy;
- ADR.
Vediamo nel dettaglio questi documenti e a cosa servono.
Termini d’uso
I Termini d’uso del sito sono uno dei documenti legali fondamentali per siti internet, siti ecommerce, marketplace e applicazioni. Servono per regolare il rapporto tra visitatori del sito web e proprietario e stabiliscono le condizioni per l’uso del sito da parte dell’utente.
A stabilire la loro obbligatorietà è il decreto legislativo 70/2003, che precisa anche le informazioni che devono contenere:
- dati del proprietario del sito web: nome, denominazione sociale o ragione sociale, domicilio o sede legale, numero di iscrizione al registro delle imprese o numero REA, partita IVA, per le s.r.l. o le s.p.a. va inserito il capitale sociale versato;
- dati di contatto del proprietario del sito o del venditore se si tratta di un ecommerce: email, numero di telefono, chat;
- requisiti degli utenti ed eventuali limitazioni (ad esempio l’età);
- proprietà intellettuale: diritti di proprietà intellettuale, diritti d’autore e limitazioni;
- diritto di sospendere o cancellare l’account dell’utente per la violazione dei termini d’uso o per cattiva condotta;
- cause per la sospensione dell’account;
- regole di condotta per eventuali forum di discussione presenti sul sito;
- oggetto del forum: tematiche trattate, scopo, lingua utilizzata;
- riferimenti ad altri documenti legali del sito;
- precauzioni per evitare la pubblicazione di contenuti vietati (politica, religione, sesso, discriminazione razziale);
- link in entrata;
- limitazione di responsabilità: dove il proprietario specifica e limita la propria responsabilità per i danni derivati dall’uso del sito.
Le norme sull’uso del sito vengono stabilite dal proprietario e sono giuridicamente vincolanti per i visitatori. La mancanza dei Termini e condizioni d’uso può comportare sanzioni fino a 120 mila euro da parte delle autorità.
Condizioni generali di vendita ecommerce
Le Condizioni generali di vendita ecommerce regolano tutti gli aspetti della vendita online e rappresentano il contratto di compravendita tra venditore e acquirente nel commercio elettronico. Sono obbligatorie per i siti ecommerce, i marketplace e le app di vendita e i riferimenti normativi sono il codice civile, il Codice del consumo, il decreto sul Commercio Elettronico (decreto legislativo n. 70/2003) e la Normativa Omnibus.
A differenza dei negozi fisici, nei negozi virtuali i clienti non hanno la possibilità di vedere dal vivo i beni che stanno acquistando e non possono valutarne le caratteristiche. Di conseguenza, è essenziale prevedere un contratto che tuteli entrambe le parti e si focalizzi sui passaggi pratici della compravendita, con informazioni relative a: soggetti coinvolti, dati del titolare e dell’azienda; informazioni di contatto; modello di business; caratteristiche dei beni e servizi venduti; disponibilità del prodotto; modalità previste per la conclusione dell’ordine; prezzi e sconti; tempistiche e costi di consegna; servizi di assistenza post-vendita; responsabilità e diritti delle parti; modalità e tempistiche di pagamento; clausole su reso e recesso; modalità di risoluzione di eventuali controversie.
In generale, è bene affidarsi a un avvocato dell’ecommerce per la redazione delle Condizioni di vendita perché conosce bene le norme e sa come personalizzare le diverse clausole. Considera, infatti, che ci sono notevoli differenze tra un ecommerce e l’altro e che bisogna sempre tenere conto dell’identità degli acquirenti. Agli ecommerce B2C, infatti, si applicano le norme previste dal Codice del Consumo, che non riguardano gli ecommerce B2B. Ciò che cambia, in particolare, è la gestione della garanzia per vizi e del diritto di recesso, aspetti non previsti nella vendita B2B, la quale, al contrario, consente l’uso di clausole vessatorie.
Informativa privacy per ecommerce e marketplace
Sai a quanto ammontano le sanzioni per i reati relativi alla privacy?
Per la violazione delle norme previste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) l’Autorità Garante può emettere multe fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato annuo (globale) per le società.
Insomma, il rispetto della normativa privacy è essenziale e uno degli aspetti principali è quello di avere un sito GDPR compliant, con una Privacy Policy in regola.
La normativa sulla privacy nasce con lo scopo di tutelare i dati delle persone fisiche, informandole sulla tipologia del trattamento a cui vengono sottoposti i dati e sulle sue finalità. L’obiettivo principale dell’informativa privacy è proprio quello di informare gli utenti che navigano sul sito relativamente a chi tratterà i dati personali e come.
Si tratta di un documento obbligatorio per i siti che trattano i dati personali dei cittadini dell’Unione Europea o di chi si trova all’interno dell’UE.
Un modello di privacy policy deve contenere molteplici informazioni, tra cui:
-
- titolare del trattamento: generalità e contatti del soggetto fisico o giuridico che stabilisce le finalità e le modalità del trattamento;
- responsabile del trattamento: chi tratta i dati in azienda per le finalità indicate per conto del titolare;
- responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer (DPO): il professionista esperto nelle norme privacy che verifica che il trattamento sia conforme al GDPR;
- finalità del trattamento: il motivo per il quale vengono trattati i dati;
- base giuridica del trattamento;
- tipologia di dati trattati;
- data retention: il periodo di conservazione dei dati, che deve essere limitato;
- diritti degli interessati: gli interessati hanno diritto alla rettifica dei dati, alla revoca del consenso, alla cancellazione e alla imitazione del trattamento.
Puoi anche leggere il nostro approfondimento sulla privacy policy per marketplace.
Cookie policy per siti web, ecommerce e app
Tra la documentazione legale necessaria per l’ecommerce c’è anche la Cookie Policy. L’Informativa sui cookie è prevista dal GDPR ed è obbligatoria per tutti i siti web. Si tratta di una parte integrante dell’Informativa privacy che può essere presentata in una sezione separata o insieme alla stessa privacy policy.
Con la policy sui cookie si spiega all’utente che tipo di cookie vengono utilizzati all’interno del sito, quali sono le loro caratteristiche, le finalità e le modalità di profilazione e tracciamento. Inoltre, il visitatore viene informato sulla possibilità e il modo di disattivare i cookie. Dopo aver fornito informazioni chiare e complete sui cookie, si raccoglie il consenso alle attività descritte tramite il cookie banner o informativa breve.
Come previsto dalle norme sui cookie, l’informativa deve fornire le seguenti informazioni contestualmente alla raccolta:
- identità del titolare del trattamento e/o del suo rappresentante;
- dati di contatto del titolare del trattamento e/o del suo rappresentante, ed eventualmente del responsabile della protezione dei dati;
- criteri di codifica per le diverse tipologie di cookie – tecnici, analitici e di profilazione – utilizzate;
- lista dei cookie installati;
- finalità del trattamento;
- base giuridica del trattamento;
- destinatari (o categorie di destinatari) dei dati personali;
- periodo di conservazione dei dati personali;
- diritto all’accesso, alla rettifica, alla cancellazione, alla limitazione e alla portabilità dei dati;
- intenzione di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale;
- modalità della raccolta dei dati;
- utilizzo di cookie di terze parti, indicando origine e profilazione;
- link alle informative dei singoli servizi terzi;
- possibilità di esprimere o negare il proprio consenso alle specifiche categorie di cookie;
- modalità per richiedere l’accesso ai propri dati e proporre reclamo all’Authority;
- presenza dei cookie di profilazione o presenza del meccanismo di profilazione.
Documenti legali obbligatori per ecommerce e siti web: Informativa ADR
Il Regolamento UE 524/2013 prevede che ogni sito ecommerce fornisca le informazioni per la Risoluzione Alternativa delle Controversie Online (ADR). Questo provvedimento ha lo scopo di semplificare la risoluzione delle dispute, senza ricorrere ai sistemi tradizionali.
L’Informativa ADR deve informare l’utente sulla possibilità di utilizzare uno strumento alternativo per la risoluzione delle controversie, come un organismo di mediazione per le dispute.
Il linguaggio della documentazione legale obbligatoria per l’ecommerce: che caratteristiche deve avere?
I documenti legali per ecommerce devono fornire all’utente le informazioni necessarie per la navigazione sul sito, per l’uso della app o per l’acquisto di beni e servizi online. Considerando la varietà di utenti che si trovano in rete, dunque, è necessario che la documentazione sia accessibile a chiunque, semplice da comprendere ed estremamente chiara.
In pratica, va bandito il complesso legalese, così come i termini ambigui o desueti, per fare spazio a caratteristiche come trasparenza, chiarezza e comprensibilità.
Nel nostro studio legale ecommerce siamo specializzati nella redazione di documenti legali per la vendita online, scritti per facilitare l’esperienza utente. Puntiamo sempre su un linguaggio adatto agli utenti di riferimento, scegliendo parole semplici e comprensibili, in modo che il visitatore possa capire ogni passaggio o clausola.
Inoltre, spieghiamo al cliente o al web designer dove inserire la documentazione legale nel sito affinché sia accessibile all’utente durante ogni fase della navigazione.
Documenti legali ecommerce e siti web a norma: i vantaggi
Perché dovresti puntare su una documentazione legale personalizzata e a norma?
Sebbene molto spesso i documenti legali vengano considerati l’ennesimo onere per gli imprenditori, esistono molti vantaggi connessi alla conformità legale.
È chiaro che, per prima cosa, un sito a norma ti tutela da eventuali sanzioni e ti permette di risparmiare un bel po’ di denaro. Le multe per le violazioni GDPR possono essere molto salate e, rispettando la normativa privacy, possono essere evitate. Sono previste multe severe anche per chi non rispetta le regole sulla garanzia dei prodotti oppure quelle sul diritto di recesso.
I contenziosi legali nella vendita online sono sempre in agguato e possono avere un prezzo molto alto, tra sanzioni, resi, costi dell’avvocato. Tuttavia, con condizioni di vendita chiare e complete, è possibile ridurre al minimo i reclami dei clienti.
Grazie a una documentazione molto accurata, i tuoi clienti si sentono protetti e rassicurati e tendono ad affidarsi alla tua azienda con maggiore tranquillità. Questo aumenta la fidelizzazione da parte dei clienti acquisiti, ma può aiutarti anche a conquistare nuovi clienti grazie a feedback e recensioni positive. Insomma, una documentazione legale di qualità può essere un potente strumento di marketing, per distinguerti dai competitor e aumentare il tuo fatturato.
Contatta Ecommerce Legale per la documentazione legale del sito personalizzata
Sono molti i siti web e gli ecommerce che utilizzano modelli di documenti legali scaricati da altri siti o creati tramite generatori di documenti legali. Tuttavia, ad un’analisi attenta, si tratta di soluzioni generiche che non tengono conto delle caratteristiche del singolo business. Ogni attività, infatti, va studiata a fondo per creare una documentazione legale ad hoc, in linea con la normativa specifica di ogni settore. Le norme per la vendita di giocattoli online, ad esempio, sono diverse da quelle che regolano la telemedicina o destinate agli ecommerce di farmacia. E solo un avvocato esperto nel digitale può aiutarti ad avere veramente un sito con documenti legali a norma.
Fissa la tua call conoscitiva gratuita e ti spiegheremo come noi di ecommerce Legale ci occupiamo della redazione della documentazione legale completa per la vendita online. Se stai avviando ora la tua attività digitale, potremo creare documenti conformi e aggiornati, nelle lingue di cui hai bisogno. Mentre, se hai già un sito web o un ecommerce, faremo un check-up legale del sito e ne valuteremo la conformità legale.
Ricorda, la compliance normativa non serve solo per metterti al riparo da eventuali provvedimenti, ma può diventare un potente strumento di marketing.
Floriana Capone
L’Avvocato dell’Ecommerce
