Redigere il contratto web agency è un passaggio indispensabile prima di avviare qualsiasi servizio, che vada dalla creazione del sito e-commerce alle attività di promozione online.
SEO, campagne Adwords, ottimizzazione del sito, gestione dei social sono solo alcuni degli aspetti che possono essere curati da una web agency. Ma ognuno di essi ha i suoi costi, le sue tempistiche e delle modalità di gestione peculiari in rapporto alle necessità del committente.
Questi aspetti, poi, devono essere regolati in maniera conforme alla normativa e nel rispetto del GDPR da parte della web agency e dell’e-commerce.
Il contratto con la web agency serve per definire ogni aspetto della collaborazione tra l’agenzia e il cliente, in modo che non ci siano fraintendimenti e problemi legali.
Chi è il responsabile in caso di violazione del copyright?
La web agency deve rispettare il GDPR nel trattamento dei dati?
Quanto costa gestire una campagna promozionale sui social?
A chi spettano le spese per la sponsorizzazione?
Il lavoro di una web agency coinvolge diversi professionisti e diversi servizi, per cui è necessario stabilire a priori quali saranno le attività svolte, quanto durerà la collaborazione, come avverranno i pagamenti e quali saranno le modalità di lavoro.
Il contratto per la fornitura di servizi di marketing ha poi due enormi vantaggi: tutela entrambe le parti e previene problemi legali, in modo da portare avanti il lavoro in maniera armoniosa, e anche professionale.
In questa guida sui contratti web ti spiegherò come deve essere stilato un contratto web agency.
| Perché serve un contratto web agency
Le web agency sono aziende specializzate nei servizi web e possono curare qualsiasi aspetto di un sito e-commerce: creazione, design, programmazione e promozione, e tante altri servizi web.
E allora perché è necessario il contratto web agency?
Questa è una buona domanda.
Quello tra un sito ecommerce e una web agency può essere considerato un matrimonio perfetto.
La realtà è che, come in qualsiasi rapporto di coppia, è meglio non correre rischi e prevenire quelli che potrebbero essere i motivi di un disaccordo, soprattutto perché le diverse attività che svolge una web agency.
I servizi dell’agenzia web sono molteplici e possono essere distinti in due tipologie:
- attività che riguardano le infrastrutture tecnologiche: sviluppo del sito web, sviluppo delle applicazioni e delle piattaforme, design grafico;
- attività di marketing e comunicazione: SEO, digital marketing, content marketing, campagne su Google, ADV e campagne social.
Ognuna di esse coinvolge diversi specialisti e deve essere definita in base alle caratteristiche del cliente.
> Il contratto di creazione sito web e hosting, ad esempio, prevede il costo per lo sviluppo del sito e il pagamento dell’hosting. Il primo deve essere effettuato una tantum mentre il pagamento dell’hosting è annuale.
> La gestione dei social è un impegno che va portato avanti per un periodo definito e può essere retribuito mensilmente.
> Le campagne Ads, invece, possono essere considerate come un servizio extra da pagare a parte.
Alcune attività vengono considerate servizi di durata (es. web marketing); altre invece attività che terminano alla realizzazione di una certa opera (es. creazione del sito ecommerce).
Insomma, il contratto web agency va scritto tenendo conto di tutti gli aspetti relativi al servizio offerto e al cliente: tipo di attività prevista, tempistiche, costi, responsabilità delle parti.
| Contratto web agency: meglio in forma orale o scritta?
Uno dei primi passaggi su cui ci dobbiamo focalizzare è la forma del contratto di web agency.
Un accordo ha carattere vincolante sia in forma orale che scritta.
Per cui la conclusione del contratto può essere espressa sia con una stretta di mano che con un’email.
Tuttavia, un contratto a voce non tutela l’agenzia né, tantomeno, il cliente.
Un contratto scritto definisce gli impegni delle parti, prestando attenzione a tutti gli aspetti che potrebbero creare disaccordo o portare a questioni legali.
ATTENZIONE!
Anche un preventivo firmato è valido a livello legale. In questo caso, però, il focus è sui costi del servizio offerto e non si fa nessun accenno alle condizioni contrattuali del web marketing, né tanto meno su quando si potrà ritenere concluso il lavoro.
Un fac simile di contratto web agency, invece, non tutelerà le parti nei loro specifici accordi.
| Gli aspetti da regolare col contratto con l’agenzia web
Prima di indicarti le parti più importanti di un contratto di web agency, va chiarito che il questo è un contratto atipico, cioè non previsto dal nostro ordinamento, proprio come il contratto SEO, per cui c’è maggiore libertà nella sua redazione.
> Le parti del contratto: web agency e committente
I contraenti sono due e possono essere sia persone fisiche che giuridiche:
- il committente: il cliente, l’e-commerce, l’azienda o il privato che richiede un servizio all’agenzia;
- il fornitore: la web agency che si obbliga a compiere determinate azioni o a svolgere le procedure necessarie e stabilite in piena autonomia.
Le parti del contratto si impegnano a rispettare gli obblighi contrattuali.
> L’oggetto del contratto: i servizi forniti
Le attività che svolge un’agenzia web possono essere di vario tipo. Per cui l’oggetto del contratto con la web agency deve contenere una descrizione accurata dei servizi forniti.
Si tratta di attività di promozione dell’e-commerce sui social?
O l’intervento è di tipo tecnico?
Alcuni tipi di servizi inclusi possono essere:
- grafica;
- creazione del sito e-commerce;
- attività di social media marketing;
- campagne ads;
- sviluppo di applicazioni;
- attività SEO.
Qualsiasi sia il servizio, è necessario entrare nel dettaglio e spiegare ognuna delle attività indicate.
Ti faccio qualche esempio.
Se l’oggetto del contratto riguarda la brand identity dell’e-commerce, bisognerà specificare ad esempio se la realizzazione dell’immagine coordinata include solo la creazione del logo o riguarda altri aspetti grafici dell’e-commerce.
Per quanto riguarda la gestione dei social, invece, dovranno essere definiti i social utilizzati, il tipo di contenuti oggetto dell’obbligazione, l’apertura delle pagine e dei profili.
> Costi e modalità di pagamento
Tra gli obblighi del committente c’è quello di pagare la web agency secondo le modalità stabilite nel contratto.
In questa parte, quindi, bisogna indicare il compenso pattuito e le modalità e le tempistiche di pagamento.
Se la prestazione riguarda la creazione del sito, è bene precisare i dettagli relativi al costo dell’hosting.
Inoltre, nel caso vengano attivate campagne a pagamento, il cliente deve sapere che il compenso del fornitore non include le spese da corrispondere per Google Adword, Facebook Ads o MailChimp.
> Obblighi della web agency e del committente
Nella sezione riservata agli obblighi delle parti, vanno inserite le azioni da svolgere e gli obiettivi da raggiungere.
Vanno anche previste le modalità di comunicazione e la creazione di report periodici con il quale il cliente possa seguire e comprendere come procede il lavoro.
> Interventi inclusi o non inclusi
Nella redazione dei contratti per il web è bene indicare il numero e che tipologia di modifiche sono incluse.
Le revisioni costituiscono uno dei motivi di malcontento per cui si ricorre più spesso ad un legale.
Per evitare malumori o disdette, va indicato chiaramente quante e che tipo di modifiche comprende il contratto.
> Fornitura del materiale e copyright
Le parti devono accordarsi anche sulla fornitura del materiale: testi, immagini, copy per le campagne, loghi.
Nel caso in cui sia il cliente abbia a fornire il materiale, sarà lui il responsabile in caso di violazione del copyright o utilizzo di materiale illecito. E questo va specificato.
Al contrario, se è la web agency a fornire il materiale, bisognerà indicare che saranno sue le responsabilità in caso di violazione della normativa.
> La durata del contratto web agency
Uno dei fattori che occorre definire nel contratto è la durata.
Per stabilire il termine del contratto bisogna valutare tutti gli interventi da fare e gli obiettivi che il cliente intende raggiungere.
In questa parte si stabilisce l’oggetto del lavoro: quali attività deve svolgere il social media manager.
Tra le attività che meritano di essere chiarite, ci sono:
- numero dei post settimanali;
- quantità e tempistiche di eventuali modifiche;
- eventuali post extra in occasione di festività, saldi, eventi e nuove aperture;
- a chi spetta la creazione o la fornitura di materiale fotografico da pubblicare sui social network;
- attività di moderazione dei commenti, recensioni, domande;
- gestione del servizio clienti;
- risposte alla chat;
- invio periodico di report e analisi;
- eventuali incontri nella sede del cliente.
Inoltre si deve valutare l’eventuale gestione di campagne di advertising, chiarendo che il costo degli annunci è a carico del cliente.
In questa sezione, poi, occorre specificare chi si occupa della definizione del calendario editoriale, chi può approvarlo o modificarlo, e chi è il referente per il professionista.
> Termini di consegna
In questa sezione si possono indicare le tempistiche necessarie per l’invio del lavoro al cliente e vanno specificati i tempi per l’approvazione.
Prevedere delle scadenze ben precise può essere utile per due motivi:
- facilita il flusso di lavoro
- permette di rispettare i termini di consegna.
| Rispetto della normativa sulla Privacy
Molte attività di promozione possono prevedere la raccolta e il trattamento dei dati personali degli utenti per conto del cliente: retargeting, remarketing, email marketing, moduli di contatto, lead generation, campagne ads.
In questi casi bisognerà verificare se vi è l’obbligo di nominare la web agency come responsabile del trattamento dei dati per conto del cliente, e assicurarsi che i dati verranno trattati nel rispetto del GDPR.
| Cosa può fare per te l’Avvocato dell’Ecommerce
Il contratto web agency è fondamentale per tutelare entrambi i contraenti da incomprensioni o questioni legali.
Una stretta di mano o un fac simile di contratto web agency scaricato dal web non costituiscono una garanzia nè per l’agenzia nè per il titolare del sito e-commerce.
Non perdere tempo e denaro, affidando la tua attività al caso.
Scegli l’Avvocato dell’Ecommerce per avere un unico contratto web agency per tutti i tuoi servizi, redatto su misura per te, e al riparo da problemi legali.
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Floriana Capone
L’Avvocato dell’Ecommerce
