Contratto di Assistente Virtuale: come impostarlo

Amministrazione, contabilità, consulenza e attività di segreteria sono alcuni dei servizi offerti dall’assistente virtuale, una delle professioni legate al mondo web che si sono sviluppate in questi ultimi anni. Nel post-covid, infatti, sempre più professionisti hanno approfittato della possibilità di offrire i propri servizi professionali da remoto, lavorando di fatto come freelance. E le offerte di lavoro da assistente virtuale sono diventate numerosissime, poiché sempre più aziende e liberi professionisti decidono di avvalersene.

Ma come si imposta un contratto di assistente virtuale?

Questo tipo di collaborazione presenta un vantaggio evidente per le aziende ed i liberi professionisti: la possibilità di affidare in outsourcing diverse attività, senza assumere il lavoratore e sostenerne i relativi costi ed impegni. D’altro canto, lavorare da casa come assistente virtuale rappresenta una possibilità appetibile per chi preferisce lavorare online e gestire il proprio tempo in autonomia.

Ecco, quindi, che per il freelance e il committente risulta fondamentale rivolgersi ad un avvocato esperto in diritto del web per disciplinare al meglio il rapporto di collaborazione a distanza, proprio al fine di evitare che una delle parti possa pretendere gli stessi obblighi derivanti da un rapporto di lavoro subordinato (disponibilità, orari e oneri economici).

Anche in ragione della moltitudine e variabilità dei servizi che un assistente virtuale può offrire, questo tipo di rapporto professionale non soggiace ad una specifica normativa, né tantomeno sussistono albi e/o registri di categoria. Per il contratto di assistente virtuale occorrerà, pertanto, far riferimento alla disciplina generale del contratto di prestazione d’opera, come per altri tipi di contratto freelance. Ove necessario, il contratto andrà integrato con apposite clausole, così da disciplinare specificatamente i singoli servizi oggetto del contratto.

Ma che cosa fa un assistente virtuale? Quali sono le particolari clausole che un contratto di collaborazione di questo tipo deve prevedere?

| Come si redige un contratto di assistenza virtuale

Quando si parla di virtual assistant si fa riferimento ad un professionista che svolge diversi servizi da remoto, che vanno dalla segreteria alla consulenza. In genere, si tratta di una professione che si svolge da remoto e l’attività più ricercata è quella di segretaria virtuale.

Per capire come redigere il contratto di assistenza virtuale bisogna innanzitutto focalizzarsi su che cosa fa un’assistente virtuale e che tipo di impegno è richiesto. Queste considerazioni permettono di definire l’oggetto del contratto (segreteria generica, amministrazione, contabilità), le tempistiche e la gestione dei pagamenti.

Ti spiego quali sono gli elementi principali del contratto di assistenza virtuale.

| L’oggetto del contratto di assistenza virtuale

Qual è l’oggetto del contratto di assistenza virtuale?

Un contratto di assistenza virtuale può riguardare la fornitura, da parte di un freelance, e a fronte di un corrispettivo, di diversi servizi da remoto. Alcuni di questi servizi, e relative attività, sono:

• segreteria generica: la segretaria virtuale gestisce la posta elettronica e/o il calendario appuntamenti, la trascrizione di file audio/video, l’organizzazione di viaggi e/o eventi, le ricerche on – line, la creazione di presentazioni in PowerPoint; un esempio tipico è la segretaria virtuale di studio medico.
• Amministrazione: riguarda la redazione di preventivi, l’emissione e la registrazione di fatture, e l’invio delle stesse ai clienti, la creazione di documenti in Excel.
• Blogging e web marketing: comprende la creazione e l’invio di newsletter, l’apertura e la gestione dei profili social, la produzione di contenuti e di articoli per il blog ed i social network, la realizzazione di banner e grafiche tramite Canva e/o Photoshop.
• Web development: lo sviluppatore web si occupa dello sviluppo e della gestione di siti web, applicazioni e reti aziendali. Tra le sue attività rientrano anche la gestione e la manutenzione di tipo correttivo dei siti web e l’ottimizzazione SEO per i motori di ricerca.
• Ricerca e selezione del personale: tra le mansioni che può svolgere un assistente virtuale, ci sono anche attività strettamente legate al recruitment, come la pubblicazione di annunci di lavoro, la ricerca attiva del candidato, l’analisi del curriculum vitae, l’organizzazione e la partecipazione a colloqui in videoconferenza.

All’interno del contratto di assistente personale virtuale, quindi, sarà necessario descrivere i singoli servizi resi, specificando, per ciascuno di essi, il numero, la tipologia, le specifiche tecniche ed i termini degli interventi compresi nell’accordo.

| Come devono essere prestati i servizi di un assistente virtuale 

È importante che il freelance chiarisca sin da subito come svolgerà la sua attività nei confronti del committente. In generale, essa deve essere svolta in assoluta autonomia operativa e gestionale, senza vincolo di presenza e di subordinazione alcuno nei confronti del cliente. In ogni caso, verranno svolte le necessarie attività di coordinamento con quest’ultimo.

È opportuno, poi, prevedere se la prestazione dei servizi sia garantita, o meno, per un numero di ore a settimana e per un totale di settimane durante l’anno.

Ulteriori clausole da inserire nel contratto riguardano:

• eventuale obbligo di esclusiva
• l’eventuale possibilità di avvalersi, sotto la propria direzione e responsabilità, di altri collaboratori, fermo restando che le attività verranno svolte con il lavoro prevalente del freelance
• nel caso in cui il cliente richieda la fornitura di parte dei servizi in presenza, egli è obbligato al rimborso delle spese, che includono quelle di viaggio e di soggiorno
• riservatezza: il freelance si impegna a mantenere riservate le informazioni di cui verrà a conoscenza durante la prestazione dei propri servizi
• protezione dei dati personali: la protezione dei dati personali va fatta anche attraverso un atto di nomina a responsabile del trattamento. Attraverso quest’ultimo, il committente, cioè il soggetto in favore del quale l’assistente virtuale presta i suoi servizi, fornisce le istruzioni necessarie al trattamento dei dati personali che l’assistente virtuale tratterà per suo conto.

Una volta definito l’oggetto del contratto, andranno stabili gli aspetti economici e l’impegno richiesto.

| Limitazione della responsabilità  

Il contratto di assistenza virtuale potrebbe prevedere le seguenti clausole di limitazione della responsabilità a carico del freelance:

– il freelance non presta alcuna garanzia in merito alle prestazioni rese o dovute anche per quanto attiene ai risultati di tali prestazioni o alla loro rispondenza ad uno specifico scopo;

– il freelance non è responsabile:

•  dei danni subiti dal cliente o da terzi in relazione ai dati personali trattati che risultino essere stati acquisiti, trattati e/o conservati dal cliente in maniera non conforme al GDPR;
• per i danni subiti dal cliente o da terzi a seguito della redazione di preventivi e/o dell’emissione e registrazione di fatture che presentino importi e/o dati errati quale conseguenza dell’erronea comunicazione degli stessi da parte del cliente;
• nel caso in cui il cliente non fornisca le informazioni richieste per la prestazione dei servizi.

Si reputa opportuno, inoltre, specificare che per lo svolgimento dei servizi, il cliente dovrà fornire il materiale e/o la documentazione necessaria.

| Ulteriori clausole

Il contratto di assistente virtuale o di segretaria virtuale dovrà, inoltre, prevedere, le seguenti clausole:

• i casi di risoluzione del contratto
• il foro competente: cioè il tribunale competente per eventuali cause sull’esecuzione o sull’interpretazione del contratto.

Dunque, nel contratto dovranno essere descritte le cause di risoluzione del contratto che, secondo il Codice Civile,  riguardano l’inadempimento, l’impossibilità sopravvenuta o l’impossibilità di sostenere i costi.

Ogni contratto freelance deve contenere l’indicazione del foro competente, ossia il Tribunale a cui ci si dovrebbe rivolgere in caso di controversie legali.

| Richiedi subito il tuo contratto di assistente virtuale personalizzato 

Il contratto di assistenza virtuale è un elemento basilare affinché il rapporto di lavoro tra assistente virtuale e committente sia gestito in maniera corretta. Come per molti altri modelli di contratto freelance, non esistono spiegazioni specifiche ma bisogna rifarsi al contratto di prestazione d’opera generico. Dunque di segue la struttura base ma è necessario personalizzare ogni aspetto, aggiungendo delle clausole specifiche per ogni situazione.

Per non incorrere in malintesi o in questioni legali, è sempre meglio regolamentare i rapporti di lavoro a priori, in modo che siano chiari gli impegni di entrambe le parti. Inoltre, un contratto di assistente virtuale offre la garanzia che il cliente e il committente siano entrambi tutelati, così da evitare qualsiasi tipo di equivoco.

Richiedi una call gratuita e fisseremo insieme i punti per redigere un contratto di assistente virtuale a norma.

Parliamone, ecco la pagina dei contatti.

Avv. Giuseppe Digiesi