L’Accordo di Riservatezza o Non Disclosure Agreement (NDA) è una delle migliori soluzioni a disposizione delle imprese private e pubbliche e dei liberi professionisti per tutelarsi dalla divulgazione di dati e informazioni sensibili verso l’esterno.
Ci sono situazioni in cui il dovere di non divulgazione è stabilito dal codice etico e deontologico della categoria professionale e per le quali l’NDA è un rafforzamento, altre in cui, invece, la sua previsione nella pratica diventa inevitabile. Pensiamo alla divulgazione di idee, progetti, segreti che appartengono alla proprietà intellettuale o industriale e devono essere protetti.
Ed è qui che, per fare sul serio, deve intervenire, senza se e senza ma, un legale specializzato nella redazione di questa tipologia di accordi, tralasciando modelli Word o PDF preimpostati e qualsiasi fac-simile di NDA reperibile online.
Approfondiamo il tema in questa guida, spiegando cos’è, a cosa serve e cosa deve contenere un accordo di riservatezza professionale.
Indice
Cos’è un Accordo di riservatezza o Non Disclosure Agreement (NDA)
L’accordo di riservatezza (o NDA) è un contratto legale, di derivazione statunitense, che vincola le parti coinvolte a mantenere riservate determinate informazioni, specificate al suo interno, che verranno scambiate durante il rapporto commerciale, di collaborazione o di partenariato.
L’NDA può essere:
- unilaterale: quando una sola parte si impegna a non divulgare le informazioni;
- bilaterale (mutual NDA): quando entrambe le parti si scambiano informazioni riservate e si impegnano a non divulgarle;
- multilaterale: quando coinvolge più di due parti, ad esempio consorzi o collaborazioni complesse.
A cosa serve e quando è indispensabile un NDA?
Sono diversi i casi e i contesti in cui è necessario rafforzare la sicurezza delle informazioni di una realtà produttiva:
- Accordo di riservatezza con i dipendenti
Immagina quanto possa essere dannoso per un’azienda se un dipendente divulgasse segreti commerciali, dati o strategie al pubblico o a un diretto concorrente. Con questo tipo di NDA puoi proteggere l’impresa sia durante il rapporto di lavoro che dopo la sua conclusione, anche in relazione al suo compenso, se è un elemento che può creare divisioni; - NDA con i consulenti esterni
Discorso molto simile è applicabile anche per le collaborazioni in outsourcing con professionisti e agenzie (marketing, legali, commercialista, eccetera); - Accordo di riservatezza con altre aziende
Oltre con i singoli consulenti esterni è indispensabile stipulare un NDA anche con altre aziende con le quali sorgono rapporti per evitare il rischio che le innovazioni vengano divulgate prematuramente o anche nelle fasi avvio e gestione di trattative commerciali, partenariati, fusioni, eccetera. Pensa, ad esempio, a un partenariato basato sulla funzione di ricerca e sviluppo.
La situazione specifica delle startup
E in effetti, proprio su questo tema, è possibile parlare del caso specifico delle startup. Queste aziende operano in un contesto altamente competitivo e innovativo dove la protezione delle idee e delle informazioni riservate è cruciale per il successo.
La riservatezza è essenziale quando con potenziali investitori, partner o dipendenti si discute di prototipi, business plan, codici sorgente e altre proprietà intellettuali. Spesso le startup basano il loro modello di business proprio su tecnologie emergenti o su strategie di mercato uniche ed è così che un NDA assicura che queste idee non vengano divulgate senza autorizzazione, favorendo un clima di fiducia in particolare durante le fasi di due diligence.
Inoltre, l’NDA per le startup deve essere flessibile e adattabile alle diverse esigenze aziendali, dato che queste possono rapidamente evolversi e cambiare direzione nel tempo.
L’unico caso in cui potrebbe essere sconsigliato redigere un Accordo di riservatezza per una startup è nel primissimo approccio con investitori, business angel et similia: quando questi ultimi non conoscono nemmeno l’idea di base del progetto è difficile che pongano nero su bianco un patto di non divulgazione. Cosa non dovrebbero divulgare?
In questa fase è utile una presentazione “blind” di poche pagine che riesca a valorizzare comunque la possibilità di investimento, svelando il giusto, per poi passare allo step successivo.
Accordo di riservatezza: modello Word, PDF e Fac Simile gratis, lascia stare!
È evidente, dunque, quanto sia utile di disporre di un Accordo di riservatezza stilato in maniera seria e completa in ognuna di queste situazioni (e in diverse altre).
Molti professionisti e aziende cercano online modelli gratuiti di accordi di riservatezza in formato Word o PDF, sperando di trovare una soluzione rapida e senza costi: non è la soluzione, nella maggior parte dei casi utilizzare questi modelli equivale a non avere nessun patto di riservatezza.
I rischi “in gioco” sono talmente seri da non potersi permettere le ambiguità che possono crearsi con una personalizzazione inesistente o insufficiente e con la mancanza di garanzie legali e di aggiornamento alle ultime disposizioni di legge.
Solo un avvocato esperto su queste tematiche può assicurarsi che tutte le clausole rilevanti siano incluse e che l’accordo sia strutturato per proteggere al meglio gli interessi dell’azienda.
Le parti fondamentali di un Accordo di riservatezza per tutelare le informazioni riservate
Se proprio vuoi partire da un modello, inizia da qui. Un Accordo di riservatezza ben redatto, per essere efficace, dovrebbe includere:
- Identificazione delle parti: ovvero il divulgatore delle informazioni (il disclosing party) e il destinatario delle stesse (il receiving party). Questa sezione deve includere i nomi legali completi delle entità o delle persone coinvolte, nonché i loro indirizzi e altre informazioni di contatto pertinenti;
- Definizione delle informazioni riservate: elencando chiaramente i tipi di informazioni protette, come segreti commerciali, dati finanziari, piani di marketing, know-how tecnologico, e qualsiasi altro dato che le parti desiderano mantenere confidenziale;
- Obblighi: con modalità di trattamento e protezione delle informazioni, restrizioni sulla divulgazione a terzi e le misure che il destinatario deve adottare per garantire che le informazioni rimangano confidenziali;
- Durata dell’accordo: questa sezione deve indicare chiaramente per quanto tempo le informazioni devono rimanere riservate, anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale tra le parti;
- Esclusioni dalla riservatezza: non tutte le informazioni possono essere considerate riservate, ad esempio quelle che erano già di dominio pubblico prima della divulgazione e le informazioni già note al destinatario senza obbligo di riservatezza.
- Conseguenze della violazione: nessuna efficacia se nell’NDA non sono previste anche le conseguenze in caso di violazione dell’accordo. Può trattarsi di sanzioni pecuniarie come le penali, risarcimenti danni, e altre misure legali che il divulgatore può intraprendere per proteggere le sue informazioni riservate.
- Clausole generali: altre clausole sono le disposizioni su come risolvere le controversie (ad esempio, attraverso l’arbitrato o i tribunali competenti), la legge applicabile, la possibilità di modifiche all’accordo e altre condizioni legali standard;
- Firma delle parti: dovrebbe essere inutile precisare, poi, che per essere valido l’accordo deve essere sottoscritto dalle parti per accettazione dei termini e l’impegno a rispettarli.
Violazione Accordo di riservatezza: quando avviene e le conseguenze
Attenzione, anche una semplice chiacchierata in famiglia o con un amico rappresenta una violazione agli obblighi di riservatezza. Se così non fosse, tracciare i limiti di diffusione delle informazioni sarebbe impossibile: ogni elemento incluso nel contratto deve restare nella cerchia di persone in essa definita.
Se così non fosse, si applicano le clausole inserite nel contratto e, se scritto bene, questo ti permetterà prima di tutto di ricevere un risarcimento congruo del danno subìto.
NDA: come può aiutarti Ecommerce Legale
Dai segreti industriali all’organizzazione dei processi produttivi, dai marchi non ancora registrati alle invenzioni prive di brevetto, l’ampiezza delle tutele offerte da un Accordo di riservatezza, dunque, meritano la giusta attenzione.
Evita modelli e fac simile e affidati all’esperienza del team di Ecommerce Legale: possiamo essere al tuo fianco dalla definizione strategica dell’utilità dell’Accordo alla redazione di un contratto su misura, assicurandoti la conformità alle leggi e normative vigenti, GDPR incluso, e assistenza in caso di violazioni.
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Floriana Capone
L’Avvocato dell’Ecommerce
